ENGAGEMENT PLANNING
從公證, 到訂婚, 到結婚, 顯然婚禮是要盡早開始喬時間與場地, 但之後中間會有一段時間可以不用處理, 而訂婚禮則成了真正第一件很具體要動工的事。
當決定要辦這個訂婚禮時, 基本上我只有一個很簡單的畫面:
我想要有儀式, 想讓這邊的朋友看見我穿結婚禮服, 並且既然難能可貴的有這機會, 那麼想試試辦在戶外充滿綠蔭的地方。又既然都有儀式也有wedding gown, 就很希望有專業的攝影師不只是照出流程, 而是捕捉下那感動的瞬間。不過我不想辦很大, 也不想跟很多廠商接洽。另外, 我不想要一大早就必須要出一整批人到會場set up, 活像在辦營隊一樣[1]。
當然想歸想, 實話是還真不知道從哪裡開始著手, 只知道要快要快要趕快, 但一點頭緒都沒有, 連要籌備甚麼都不知道。不只是上一次參加婚禮已經是快三年前的關係, 也是因為在美國辦的廠商接洽, 習慣, 一切都與台灣不一樣, 過去的common sense其實不太適用(不過我也沒有甚麼這方面的common sense就是了), 只知道據說在美國辦場婚禮很貴, 並且一切都要自己來; 想找人問問有沒有可以介紹的廠商, 但周圍很少人在美國辦婚禮, 有也都是宴客破百人的, 不像我們這樣雖然不是婚禮卻希望有個小型婚禮的規模。
於是我們開始了最有效的方式: 在網路上亂找, 碰運氣看看能不能碰到甚麼合適的場地 (不然你以為有甚麼很了不起的方法嗎…= =)。還好誤打誤撞找到了”Sacramento Bride”與”Wedding Wire”這兩個網頁 --- 非常好用, 再外加”yelp”簡直就是無敵了。
所以一方面我們非常勞力密集的在找合適的訂婚場地, 因為如果想要比照簡單婚禮的規模來辦, 那麼一月中才開始其實非常趕, 在北加州一個好一點的婚禮場地一年前就會被訂走, 特別五月是Sac很人氣的結婚月份。另一方面我則建了一個簡單的database, 包含[代辦事項/ 事項類別/完成月份/ 周別/ 里程碑/ 進度%/ 預估金額/ 實際金額/ 地點/ 負責人] --- 理論上如果能按部就班執行所列出的事項, 訂婚禮就能夠在即便三月開始為期六周加班到分身乏術的財務季, 也能於預定時間內順利完成。建成database好處則在於可以任意pivot成不同的表格檢視目前各項進度與支出, 而陸續要再加入新事項時也不需要多花時間修改格式[2]。
隨著Database的建立, 以及資訊搜尋, 很快的我們就發現預定的總支出過高 --- 原來一個好的婚禮場地在美國竟然可以衝到$1,000甚至到$4,000, 還不包括外燴與場佈, 高貴的價格讓小恩與我都嚇到有些傻眼(小恩那兩天語助詞還蠻順的…)。 因為實在負擔不起, 讓我差一點就想把訂婚禮辦在Sac down town某條人行道或是我家社區樓下的草坪上 --- 搬個拱門來我們就可以很波希米亞的舉行儀式了。
專案管理的樂趣之一, 即在於怎樣將有限的資源做最好的規劃與分配以其能發揮最大的效益。就形同有了破關祕笈的RPG不再好玩一樣, 資源無上限的專案雖然很爽, 但是因為沒有資源限制, 導致往往因為缺乏規劃的迫切性而單位資源所發揮的效益偏低。簡言之, 金錢與時間都花多了。不過這次的專案挑戰度偏高, 因為訂婚的預估費用比預算多了31%。在一方面斟酌考量提高預算的同時, 也再一次重新檢視錢花到哪裡去了, 有沒有甚麼項目其實可以再省的, 或甚至附加價值太低可以取消但卻不會影響訂婚禮整體的perception and sacrifice what we value the most。
對小恩與我來說, 那31%的落差, 是很現實的考量, 也是壓力。我想, 大概直到能找到解決方案前我都很難不持續性地煩惱怎麼樣可以降低支出, 甚至有時心情低沉時會懊悔, 會想就算了。我想, 我需要記得的, 是這樣的憂慮與壓力是暫時的, 當今年過去, 會被留下的是很美好的回憶; 我需要記得的是: He promises that those ten months is a journey that we unfold the presents from God one by one in every step.
[1]
事後才發現, 其實我開出了一個不算太簡單的需求說 --- 這是小恩說的:p
[2]
有想過要不要用Microsoft Project, 但一想到光是建立一個Microsoft Project的檔案, 填入一堆細節花上幾天才能有一個看起來了不起的甘特圖以及後續維護, 就覺得還是excel可親多了。
[3]
文章中兩張照片是真的位於Sac的專業結婚場地, 加上婚禮拍照費用, 要照出這樣的一張照片可是要先花上一萬元美金才辦得到說 --- 小恩說自己種棵樹還比較快:p
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